底图的保管要求是“严禁折叠”,所以,这里所说的图纸指的是蓝图。蓝图机械强度比较好,往往幅面大小不一,一般采用折叠的方法保存。根据GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定,图纸折叠具体要求为:
(1)采用“手风琴”式折叠法;
(2)图面朝里,减少对图样的磨损;
(3)尽量避免在重要的图样处有折痕;
(4)不同幅面的图纸,要统一折叠为A4型(297mm×210mm)大小;
(5)采用折角等方式将图纸的标题栏露在右下角。
档案整理及上架会计档案整理咨询品档星源收集文件材料。
文件材料的收集对象主要有:反映本单位主要职能活动的,应该立卷归档的文件材料,包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件(包括会议记录),讲话稿,电话记录、出版物原稿(附原本),各种统计表、照片、带等文件材料。
分年度。
按文件所形成的年度归档,不同年度的文件一般不得放在一起归档,但跨年度的请示与批复放在复文年归档,没有复文的放在请示年归档。
确定归档范围。
不归档范围文件材料主要有两部分:一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。
归档分类。
种方法:直接分保管期限。这种方法适用范围比较广,绝大多数单位只要按保管期限来分就可以了,每年编一个流水号。
第二种方法:在同一个年度内根据机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案,将文件按分类方案进行立卷,一般采用年度-组织机构(或问题),这种方法对文件资料比较多的单位适用,如区委办、办等单位。
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信息的可变动性。一般而言,文书档案、科技档案和其他门类档案在组成保管单位和装订后,其卷内信息不会再发生变动,而人事档案的卷内信息除了拥有递增性的特点外,还体现在卷内的某些信息可以发生变动。比如职务与工资的升降、工人(士兵)与干部(军官)身份的转变,工作单位的变动,学历的提升与学识的增长,能力的不断提高,工作的新业绩、科研的新成果,健康状况的变化、奖惩、出国、退休、死u亡等,都使卷内信息出现变动。
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